11, Ιανουαρίου, 2017 | sevDesk | Von Stathis Kassios
paperless

5 πλεονεκτήματα ενός ψηφιακού γραφείου

Σήμερα διαχειρίζεστε πολλά emails, μαθαίνετε για εφαρμογές στο ‘’σύννεφο’’ (cloud) και διαδικτυακές εφαρμογές. Μια τυπική ημέρα σε ένα μοντέρνο γραφείο περιέχει πολλές νέες τεχνολογίες από το ψηφιακό κόσμο. Όπως γνωρίζετε, όλες αυτές οι τεχνολογίες είναι βολικές γιατί σας εξοικονομούν χρόνο και χρήμα. Δεν μπορεί να αμφισβητήσει κανείς ότι το ‘’γραφείο χωρίς χαρτί’’ κερδίζει συνεχώς έδαφος σε δημοσιότητα τα τελευταία χρόνια.

Η ιδέα είναι απλή: η συνολική μετάβαση σε ηλεκτρονικά έντυπα και έγγραφα και η σταδιακή εξαφάνιση οποιασδήποτε μορφής χαρτιού ή χειρόγραφης διαδικασίας. Τέλος τα γράμματα, γραμματόσημα, μπλοκ τιμολογίων/αποδείξεων, εκτυπώσεις. Σε πολλές εταιρείες μεγάλο ποσοστό της επικοινωνίας γίνεται μόνο ηλεκτρονικά πια – υπάρχουν βέβαια ακόμα ελεύθεροι επαγγελματίες και εταιρείες που δεν έχουν κάνει την μετάβαση στη ψηφιακή εποχή παρόλο που αναγνωρίζουν ότι μειώνονται σημαντικά τα λειτουργικά κόστη. Δεν υπάρχει σημαντικός λόγος για να δεσμεύεστε πια από το χαρτί.

Ακόμη και λογαριασμοί, πληρωμές ή άλλα επίσημα και νομικά έγγραφα μπορούν σήμερα να δημιουργηθούν, να σταλούν και να γίνει η διαχείρισή τους εντελώς ψηφιακά. Το γραφείο χωρίς χαρτί δεν είναι ένα φαινόμενο μόδας αλλά μια βιώσιμη και λογική λύση για την εταιρεία σας.

Πλεονεκτήματα

1.Εύκολη πρόσβαση

Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται όλα κεντρικά. Όλα τα εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή. Επιπλέον, είναι δυνατό να επιτρέπετε πρόσβαση μόνο σε συγκεκριμένα άτομα του εργασιακού σας περιβάλλοντος για να έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα, έγγραφα και πληροφορίες.

2.Απόλυτη ευελιξία

Όλα τα έγγραφα είναι διαθέσιμα σε εσάς ακόμα και στο δρόμο. Εσείς και το προσωπικό σας παραμένετε ευέλικτοι και μπορείτε εύκολα να εργαστείτε από το σπίτι για παράδειγμα ή ενώ βρίσκεστε σε κάποιο επαγγελματικό ραντεβού.

3.Αναζήτηση που δεν είναι πολύπλοκη

Η αναζήτηση για δεδομένα και έγγραφα απλοποιείται πολύ. Αυτό εξοικονομεί χρόνο τον οποίο μπορείτε να επενδύσετε σε πιο σημαντικά πράματα στην επιχείρησή σας.

4. Αποδοτικότητα και μείωση κόστους

Εξοικονομείτε χρήματα: από το χαρτί, από την εκτύπωση και τη συχνή ανανέωση για το μελάνι του εκτυπωτή σας και τη συντήρησή του

5. Διατήρηση πόρων στη καθημερινότητα

Προστατεύετε το περιβάλλον και διατηρείτε έτσι πολύτιμους πόρους. Τοποθετείστε θετικά σε ότι αφορά την εικόνα σας απέναντι στους πελάτες σας

Μετάβαση στο γραφείο χωρίς χαρτί

Παρόλα τα επιχειρήματα για ένα γραφείο χωρίς χαρτί, πάντα υπάρχουν προβληματισμοί: μπορούν νομικά κείμενα όπως συμβόλαια να στέλνονται και να αποθηκεύονται αποκλειστικά ψηφιακά; Άλλο ερώτημα είναι η ασφάλεια των δεδομένων σας. Οι μοντέρνες τεχνολογίες έχουν την απάντηση στο καθένα από αυτά τα ερωτήματα. Είναι πιθανό λοιπόν να απορρίψετε το χαρτί συνολικά από το γραφείο σας – με τα σωστά εργαλεία. Αυτά συμπεριλαμβάνουν για παράδειγμα:

Ένας σαρωτής (scanner) εγγράφων για γρήγορη και εύκολη ψηφιοποίηση χάρτινων εγγράφων. Για παράδειγμα, δείτε εδώ: http://www.skroutz.gr/s/2806161/Fujitsu-ScanSnap-iX500.html
Λογισμικό ή διαδικτυακές εφαρμογές για να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε σημειώσεις ψηφιακά και άλλα αρχεία (όπως το Evernote, Microsoft OneNote, Devon Think).

Σημαντική υποστήριξη για το ψηφιακό γραφείο σας χωρίς χαρτί παρέχεται από το sevDesk.

 

sevDesk – Μια υπηρεσία με πολλές εφαρμογές

Ψηφιακή διαχείριση πελατολογίου

Διαχειρίζεστε το πελατολόγιο σας ψηφιακά, έχετε πάντα τις πληροφορίες και όλες τις ενέργειες και διαδικασίες σε πρώτη προβολή – χωρίς να αναζητείτε πάρα πολύ κάτι που χρειάζεστε.

Ηλεκτρονικά τιμολόγια

Ποτέ δεν ήταν τόσο εύκολο να γράψετε και να στείλετε τιμολόγια online (στο διαδίκτυο).

Προσφορές, παραγγελίες και δελτία αποστολής

Με μερικά μόνο κλικ, δημιουργείτε προσφορές, δελτία αποστολής και εντολές επιβεβαίωσης μιας παραγγελίας.

Απομακρυσμένη διαχείριση

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο λογισμικό sevDesk οπουδήποτε και αν βρίσκεστε, αρκεί να έχετε σύνδεση στο ίντερνετ, μέσα από το λάπτοπ ή tablet σας, να δείτε πληροφορίες για τους πελάτες σας και να χρησιμοποιήσετε όλες τις λειτουργίες της πλατφόρμας μας.

Πώς να πείσετε τον εαυτό σας & τους άλλους

Υπάρχουν πάντα συνεργάτες που είναι σκεπτικοί σχετικά με το γραφείο χωρίς χαρτί. Ειδικά αυτοί οι οποίοι έχουν συνηθίσει τα ‘παραδοσιακά εργαλεία’ για πολλά χρόνια – για παράδειγμα χαρτί και στλό. Σε αυτούς αρχικά θα φανεί δύσκολο να συνεχίσουν να εργάζονται αποκλειστικά ηλεκτρονικά. Υπάρχει ήδη θεραπεία για αυτό. Για παράδειγμα με το Penultimate ένα ειδικό χαρακτηριστικό στο Evernote που κάνει εύκολο το να γράφετε σημειώσεις με το χέρι σε tablet. Ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή για να γράψει κείμενα στο tablet όπως και πριν αλλά χωρίς χαρτί και στυλό.

Παρόλο που υπάρχουν πολλά εργαλεία για την μετάβαση στο ψηφιακό γραφείο, δεν είναι ακόμα δυνατό να γίνει η μετάβαση από την μία μέρα στην άλλη. Το πιο σημαντικό βήμα είναι να φέρετε σιγά σιγά το προσωπικό σας και τους πελάτες σας ‘πάνω στο πλοίο’ που λέγεται γραφείο χωρίς χαρτί. Μόνο όταν η νέα φιλοσοφία και νοοτροπία ενσωματωθεί στο μυαλό του κάθε εμπλεκόμενου, μπορεί να καταστεί η μετάβαση επιτυχής. Ακόμα και μια μικρή εκδήλωση με την ομάδα σας στο ξεκίνημα μπορεί να προσφέρει οφέλη και να βοηθήσει τον καθένα να συνηθίσει στη νέα πραγματικότητα

Στη συνέχεια, είναι σημαντικό να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας. Είναι ο μόνος τρόπος για να διαβεβαιώσετε ότι ο καθένας μπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του ψηφιακού γραφείου. Επιπλέον, είναι σημαντικό ότι η υλοποίηση πραγματοποιείται στο τομέα της αποθήκευσης εγγράφων αρχικά. Διαφορετικά, υπάρχει ο κίνδυνος τα σημαντικά δεδομένα να χαθούν. Ακολουθώντας αυτά τα σημεία, σύντομα θα επωφεληθείτε από όλα τα πλεονεκτήματα ενός γραφείου χωρίς χαρτιά.

Ο καθένας μπορεί να υλοποιήσει το ψηφιακό γραφείο για να εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα και να συμβάλλει στη προστασία του περιβάλλοντος. Αξίζει. Μάθετε περισσότερα για τις δυνατότητες που παρέχει το ψηφιακό γραφείο σήμερα.

 

Δοκιμάστε το sevDesk πάλι

Αγοράστε μια συνδρομή με έκπτωση

Stathis Kassios

Stathis Kassios

Msc. in Economics. Business Development sevDesk Greece. Web Consultant based in Athens.
Stathis Kassios